Kỹ Năng Giao Tiếp Là Gì

Giao tiếp là gì? Vai trò của giao tiếp trong xã hội, Phân loại giao tiếp. Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp và kỹ năng để giao tiếp đạt hiệu quả cao nhất.

Các yếu tố cấu thành của hoạt động giao tiếp

Trong quá trình giao tiếp xã hội không có sự phân cực giữa bên phát và bên nhận thông tin, cả hai đều là chủ thể tích cực, luôn đổi vai cho nhau. Các chủ thể giao tiếp là những nhân cách đã được xã hội hóa, do vậy các hệ thống tín hiệu thông tin được họ sử dụng chịu sự chi phối của các qui tắc chuẩn mực xã hội trong một khung cảnh văn hóa xã hội thống nhất. Đồng thời, mỗi cá nhân là một bản sắc tâm lý với những khả năng sinh học và mức độ trưởng thành về mặt xã hội khác nhau. Như vậy, giao tiếp có một cấu trúc kép, nghĩa là giao tiếp chịu sự chi phối của động cơ, mục đích và điều kiện giao tiếp của cả hai bên có thể mô tả như sau:

Trong quá trình giao tiếp hai người luôn tự nhận thức về mình, đồng thời họ cũng nhận xét, đánh giá về phía bên kia. Hai bên luôn tác động và ảnh hưởng lẫn nhau trong giao tiếp và có thể mô hình hóa như sau:

Khi A và B giao tiếp với nhau, A nói chuyện với tư cách A’ hướng đến B”, B nói chuyện với tư cách B’ hướng đến A”; trong khi đó, A và B đều không biết có sự khác nhau giữa A’, B’, A”, B” với hiện thực khách quan của A và B; A và  B không hề biết về A”, B” hay nói cách khác là không hay biết về về sự đánh giá nhận xét của bên kia về mình. Hiệu quả của giao tiếp sẽ đạt được tối đa trong điều kiện có sự khác biệt ít nhất giữa A-A’-A” và B-B’-B”.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc

Trong cuộc sống hàng ngày, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra những mối quan hệ chất lượng và giúp ta tự tin, thuyết phục khách hàng, đối tác trong quá trình làm việc. Kỹ năng giao tiếp đem đến những lợi ích như sau:

Không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống hàng ngày, kỹ năng giao tiếp tốt giúp các cá nhân tạo dựng được mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác và những người xung quanh. Nó không chỉ thể hiện sự tôn trọng và quan tâm mà còn tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài và hỗ trợ lẫn nhau trong tương lai.

Người có kỹ năng giao tiếp tốt có khả năng diễn đạt trọn vẹn ý tưởng, cảm xúc và suy nghĩ một cách hấp dẫn, hiệu quả. Ngoài ra, họ còn thấu hiểu và tôn trọng quan điểm của người khác. Do đó, không chỉ dễ dàng kết nối với người khác mà còn tạo điều kiện duy trì mối quan hệ bền vững, thân thiết.

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình thương lượng và đám phán. Đặc biệt trong công việc, bạn cần thấu hiểu, lắng nghe, tạo dựng quan hệ tốt và khéo léo giải quyết các xung đột để tạo sự thành công trong quá trình giao tiếp, đàm phán.

Kỹ năng giao tiếp tăng hiệu quả đàm phán và thương lượng

Dễ dàng thấy rằng, các lĩnh vực như kinh doanh, marketing, giáo dục, luật sư,... cần kỹ năng giao tiếp tốt để thuyết phục khách hàng, tạo dựng mối quan hệ tăng doanh thu và lợi nhuận. Ngoài ra, việc giao tiếp tốt giúp bạn xây dựng các mối quan hệ chất lượng, tạo tiền đề cho việc nắm bắt những cơ hội tốt.

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn dễ dàng tăng cấp lên quản lý, trở thành lãnh đạo và phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, cá nhân sẽ trở nên tự tin, chuyên nghiệp và bình tĩnh xử lý các tình huống khác nhau. Để nâng cao sự tin, chuyên nghiệp của bạn, bạn không chỉ cần nói tốt mà còn biết cách kết hợp nhuần nhuyễn những cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu.

Khi gặp những tình huống bất ngờ trong công việc, dự án hay cuộc sống hàng ngày, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin, thấu hiểu ý kiến của người khác. Từ đó nhanh chóng giải quyết vấn đề, đề xuất giải pháp nhanh và tốt nhất.

Dưới sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông tin, kỹ năng giao tiếp không chỉ còn được thể hiện dưới dạng lời nói mà còn trở nên đa dạng hơn. Một số hình thức giao tiếp phổ biến trong cuộc sống là:

Đây là hình thức giao tiếp sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin. Nó cũng là hình thức thông dụng và phổ biến nhất.

Một số ví dụ giao tiếp bằng lời nói trong cuộc sống:

Thuyết trình trước hội nhóm, lớp, hội trường,...

Trao đổi ý kiến, ý tưởng, giải pháp qua các cuộc họp.

Hình thức giao tiếp thông qua lời nói

Dưới thời đại công nghệ, việc giao tiếp bằng văn bản trở nên phổ biến hơn. Nó được thể hiện dưới dạng các email. tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu,...

Một số ví dụ giao tiếp bằng văn bản trong cuộc sống:

Gửi email trao đổi công việc, lịch trình,...

Gửi tin nhắn trò chuyện thông qua các mạng xã hội.

Viết tài liệu, báo cáo những thông tin, số liệu quan trọng.

Hình thức giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp bằng hình ảnh bao gồm giao tiếp thông qua tranh ảnh, hình ảnh, bản đồ, biểu đồ, hình vẽ,...

Một số ví dụ giao tiếp bằng hình ảnh trong cuộc sống:

Sử dụng các biểu đồ để trình bày làm rõ số liệu, vấn đề.

Sử dụng hình ảnh, hình vẽ để minh họa cho ý tưởng và khái niệm.

Sử dụng bản đồ để mô tả quy trình và phân bố địa lý.

Hình thức giao tiếp bằng hình ảnh

Giao tiếp bằng hành động là hình thức giao tiếp dùng ngôn ngữ cơ thể như các biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, hành động, thái độ,..

Một số ví dụ giao tiếp bằng hành động trong cuộc sống:

Sử dụng các cử chỉ, hành động và biểu cảm khuôn mặt để truyền đạt nhanh ý kiến và tình cảm.

Thể hiện thái độ thông qua những ngôn ngữ cơ thể.

Phong cách ăn mặc thể hiện thông điệp, cá tính riêng của cá nhân.

Hình thức giao tiếp bằng hành động

Giao tiếp bằng trực quan là hình thức giao tiếp sử dụng âm nhạc, ký hiệu,...

Một số ví dụ giao tiếp bằng hành động trong cuộc sống:

Sử dụng âm nhạc để thể hiện cảm xúc, truyền đạt ý nghĩa ẩn ý riêng.

Sử dụng ký hiệu để trình bày thông tin một cách trực quan, dễ hiểu.

Sử dụng các phương tiện truyền thông như hình ảnh, video trực quan để truyền tải thông điệp sinh động.

Hình thức giao tiếp bằng trực quan

Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp

Ngắt lời người khác, không tập trung lắng nghe. Nếu bắt buộc phải ngắt lời người khác thì nên dùng từ “xin phép/xin lỗi” trước khi ngắt lời.

Thể hiện thái độ khó chịu, sử dụng những từ ngữ chê bai, miệt thị, phán xét trước mặt người khác.

Nói quá chậm hoặc quá nhanh, giao tiếp vòng vo, lan man.

Vừa nói chuyện vừa bấm điện thoại, cắn móng tay, xem đồng hồ,... thiếu tôn trọng với người nói chuyện cùng.

Cố tình nói những chuyện mà đối phương không muốn nghe hoặc không muốn nhắc tới.

Nói chuyện sai chủ đề, lạc quẻ với đối phương.

Sử dụng ngôn từ lóng ngóng, thiếu chuyên nghiệp khiến người nghe khó hiểu.

Sử dụng giọng điệu trong những hoàn cảnh không phù hợp.

Không giữ lời hứa, không kịp thời trả lời những câu hỏi, cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác.

Sử dụng cách thức giao tiếp không phù hợp. Ví dụ như những vấn đề quan trọng thì chỉ sử dụng SMS, email để liên lạc thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện.

Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong cuộc sống cá nhân và công việc. Việc hiểu kỹ năng giao tiếp là gì, cách ứng dụng kỹ năng giao tiếp giúp mỗi cá nhân thể hiện ý tưởng, cảm xúc một cách hiệu quả, xây dựng mối quan hệ bền vững và đạt hiệu quả cao. Trong xã hội hiện đại, kỹ năng giao tiếp là chìa khóa mở ra nhiều cơ hội trong học tập và cuộc sống.

Nguyên nhân của giao tiếp thất bại

Như đã trình bày ở các phần trên, quá trình giao tiếp diễn ra có hiệu quả hay không là do người phát và người nhận thông tin có có chung hệ thống mã hóa và giải mã hay không. Những khác biệt về ngôn ngữ, về quan điểm, về định hướng giá trị khiến cho quá trình giao tiếp bị ách tắc, hiểu lầm gây mâu thuẫn giữa các bên.

Nhận thức của các bên tham gia giao tiếp là yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp và mạnh nhất đến hoạt động giao tiếp.

Trạng thái cảm xúc của người giao tiếp, niềm tin và quan điểm sống của người tham gia giao tiếp sẽ quyết định thông tin nào được chọn lọc tiếp nhận hoặc bị bóp méo.

Bối cảnh xảy ra giao tiếp cũng gây ảnh hưởng mạnh đến quá trình giao tiếp, những sóng nhiễu như tiếng ồn, sự bàn tán của số động, thời tiết, khí hậu … đều ít nhiều có gây ảnh hưởng đến giao tiếp.

Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người (với tư cách là đối tượng giao tiếp đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều khiển quá trình giao tiếp đạt tới một mục đích đã định.

Kỹ năng định hướng thể hiện khả năng dựa vào tri giác ban đầu về các biểu hiện ở khả năng dựa vào tri giác về các biểu hiện bên ngoài (hình thức, động tác, cử chỉ, ngôn ngữ, điệu bộ và các sắc thái biểu cảm…) trong thời gian và không gian giao tiếp từ đó đoán biết một cách tương đối chính xác các diễn biến tâm lý đang diễn ra trong đối tượng để định hướng một cách hợp lý cho mối quan hệ tiếp theo. Cụ thể là khả năng nắm bắt, xác định được động cơ nhu cầu, mục đích sở thích của đối tượng giao tiếp.

Rèn luyện kỹ năng định hướng nghĩa là rèn khả năng qui gán trong tri giác xã hội.

Tri giác xã hội là sự cảm nhận, hiểu biết của chủ thể tri giác về các đối tượng xã hội như bản thân, người khác, nhóm xã hội, cộng đồng. Sự nhận biết này phụ thuộc đối tượng tri giác, kinh nghiệm, mục đích, nguyện vọng của chủ thể tri giác, giá trị và ý nghĩa quan trọng của hoàn cảnh. Như vậy tri giác xã hội hay tri giác người khác nghĩa là thông qua các biểu hiện hành vi bên ngoài, kết hợp với các đặc tính nhân cách của người đó để hiểu được mục đích và phương hướng hành động của họ. Tri giác xã hội chính là quá trình nhận thức được đối tượng giao tiếp bằng con đường cảm tính chủ quan, theo kinh nghiệm.

Qui gán xã hội là cách mà con người hay dùng để nhận định người khác. Đây là một quá trình suy diễn nhân quả hiểu hành động của người khác bằng cách tìm những nguyên nhân ổn định để giải thích cho hành động hay biến đổi riêng biệt.

Trong quá trình giao tiếp, một người tinh tường, nhạy cảm thường hay nắm bắt được những ẩn ý của người nói, hiểu được người đó muốn gì sau những lời lẽ xa xôi, dài dòng.

Qui gán mang tính chủ quan nên không tránh khỏi những sai sót. Tuy nhiên có thể giảm bớt sai sót khi qui gán nếu nắm chắc các nguyên tắc qui gán.

a. Tâm lý ngây thơ: là hiện tượng tâm lý ai trong chúng ta cũng vướng, đó là hiện tượng chúng ta luôn muốn kiểm soát những thay đổi và biến động ở môi trường xung quanh với mong muốn sẽ kiểm soát được các sự kiện và môi trường xung quanh.

b. Suy diễn tương ứng: con người thường suy diễn tương ứng với những gì họ thấy. Ví dụ, thấy một người đi xe ra khỏi quán nhậu bị ngã xe người ta sẽ cho rằng do nhậu xỉn nên ngã.

Để suy diễn được chính xác chúng ta cần:

c. Suy diễn đồng biến: là suy diễn thường cho nguyên nhân và kết quả đi kèm với nhau, nhân nào-quả ấy. Khi suy diễn nguyên nhân của kết quả và của hành động chúng ta thường suy diễn ở ba khâu: do chủ thể, do đối tượng, do hoàn cảnh.

Khi suy diễn về nguyên nhân của kết quả thường người ta qui gán như sau:

Khi suy diễn về nguyên nhân của hành động: nếu là hành động của bản thân thì cho rằng do đối tượng, do hoàn cảnh; nếu là hành động của người khác thì cho rằng do chủ thể.

Để hiểu đúng người khác, làm họ thấy được cảm thông và chia sẻ thì chúng ta cần đứng sang phía của họ để nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn của họ.

Trong giao tiếp để hiểu người khác chúng ta luôn phải dùng đến khả năng tri giác xã hội. Tuy nhiên, để hiểu, nhận định và đánh giá sự giao tiếp của một người nào đó đối với ta là lịch sự hay không, có đúng phép tắc xã giao không là việc không khó, nhưng để hiểu, nhận định và đánh giá bản chất bên trong của người đó như có chân thành hay không thì không phải là dễ. Như vậy vấn đề là phải tìm cách nâng cao khả năng nhận biết con người để có thể ứng xử thích hợp nhất trong mỗi hoàn cảnh cụ thể.

Kỹ năng định vị là khả năng xác định đúng vị trí giao tiếp để từ đó tạo điều kiện cho đối tượng chủ động trong cuộc giao tiếp (xác định đúng ai đóng vai gì)

Ví dụ: A = B (Hai người có thông tin ngang nhau)

A > B (A có nhiều thông tin hơn B)

A < B (A có ít thông tin hơn B)

Nếu A = B: giọng điệu thân thiện, cởi mở, thoải mái.

Nếu A > B: Giọng A kẻ cả, bề trên, hay nói trống không, hay mệnh lệnh; Còn B thì khép nép, pha chút e ngại, bị động.

Khi định vị trong giao tiếp cần để ý đến quan hệ xã hội khác nhau. Những tư cách giao tiếp khác nhau thì tính chất và cách thức giao tiếp phải phù hợp. Các mối quan hệ xã hội thường gặp:

– Theo mức độ quen biết giữa các chủ thể:

+ Hai người thân thiết đối với nhau

+ Hai người nam hoặc hai người nữ với nhau

+ Giữa một người nam và một người nữ.

+ Những người cùng tuổi, cùng một thế hệ

+ Những người khác nhau về nghề nghiệp.

-Theo sự thành công trong cuộc sống:

+ Những người hạnh phúc, may mắn và những người bất hạnh rủi ro

+Những người hạnh phúc may mắn với nhau.

+ Những người bất hạnh, rủi ro với nhau

Chúng ta có hai tai mà chỉ có một cái miệng như 1 sự thể hiện chúng ta nên nghe nhiều hơn và nói ít hơn.

Bạn lắng nghe người khác một cách chăm chú thì lòng tự tin sẽ gây cảm hứng nơi người phát biểu. Nhớ rằng những gì bạn được nghe đều đáng tin cho đến khi được chứng minh ngược lại.

Chúng ta thường phạm sai lầm là chỉ nghe những gì mình cần nghe, do đó bỏ qua các thông tin khác và dễ dẫn đến hiểu lầm.

Một sự gián đoạn liên miên có thể làm mất hứng thú của người nói vì họ cảm thấy khó khăn không trình bày được quan điểm của mình.

Trong giao tiếp việc huấn luyến kỹ năng nghe là vô cùng cần thiết. Xét theo mức độ sử dụng và thời gian được huấn luyện ta có bảng sau:

Khả năng suy nghĩ nhanh hơn nói, người ta có thể nói 125 từ trong một phút, nhưng bạn có thể xử lý thông tin vào khoảng 600 từ/phút, do đó đầu óc chúng ta thường rảnh rỗi khi nghe và dễ sao nhãng sang việc khác.

Những âm thanh nhiễu bên ngoài làm chúng ta cũng khó khăn hơn khi nghe.

Cảm xúc cũng làm cho ta nghe bị sai lạc.

Luyện ngôn ngữ điệu bộ: điệu bộ nghe tích tốt sẽ giúp ta nghe dễ dàng hơn và truyền thông điệp không lời cho người nói. Phải xác định kiểu lắng nghe, có ba kiểu lắng nghe như sau:

Khắc phục những tật xấu khi nghe như: Giả vờ lắng nghe; Không chịu khó lắng nghe người khác nói; Hay phản ánh tức thì; Nghe qua loa tất cả mọi sự kiện; Tư thế lắng nghe xấu (mắt, ngồi, nhìn…); Có xu hướng buông trôi khi mỏi mệt; Bình luận về vẻ bề ngoài của người nói; Không chịu khó lắng nghe.